Comment choisir un service de télésecrétariat adapté à votre entreprise
Le télésecrétariat est devenu une solution incontournable pour de nombreuses entreprises souhaitant optimiser leur gestion des appels et leur relation client. Que vous soyez une PME, un professionnel de santé ou un indépendant, externaliser votre standard téléphonique peut représenter un gain de temps et d'efficacité considérable. Cependant, choisir le bon prestataire parmi les nombreuses offres disponibles nécessite une réflexion approfondie et méthodique.
Les critères pour sélectionner le bon service de télésecrétariat
La sélection d'un service de télésecrétariat adapté à votre structure commence par une analyse précise de vos besoins spécifiques. Il existe aujourd'hui une multitude de prestataires proposant des services variés, avec des niveaux de qualité et des tarifications différentes. Pour faire le meilleur choix, il est recommandé de prendre le temps de comparer les offres en profondeur et de voir ce site pour découvrir des exemples de prestations complètes proposées par des professionnels comme MLG Télésecrétariat.
Évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise
Avant de vous lancer dans la recherche d'un prestataire, prenez le temps d'analyser vos besoins réels en matière de gestion téléphonique. Examinez votre volume d'appels quotidien, identifiez les plages horaires où vous recevez le plus d'appels et déterminez le type de services dont vous avez besoin. Un cabinet médical aura par exemple des besoins très différents d'une entreprise commerciale, notamment en termes de gestion des urgences et de confidentialité des données.
La permanence téléphonique peut être mise en place de manière ponctuelle, pour gérer les périodes de congés ou de surcharge de travail, ou de façon permanente. Certaines entreprises optent pour un service de débordement qui prend le relais uniquement lorsque vos lignes sont occupées. D'autres préfèrent une externalisation complète incluant la gestion d'agenda, la prise de rendez-vous ou même des tâches administratives plus larges.
Comparer les options et forfaits disponibles sur le marché
Les modèles tarifaires varient considérablement d'un prestataire à l'autre. Certains proposent une facturation à l'appel, d'autres des forfaits mensuels basés sur un volume estimé. Par exemple, chez MLG Télésecrétariat, l'abonnement mensuel de base s'élève à 38€ pour une couverture du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h à 18h, avec un coût de 0,95€ par appel décroché et 0,70€ par appel sortant. D'autres services comme les SMS de rappel ou l'application smartphone peuvent être ajoutés moyennant des frais supplémentaires.
Au-delà du prix, d'autres critères doivent influencer votre choix. La réactivité des télésecrétaires, la qualité de l'accueil téléphonique, la flexibilité des horaires et la capacité à s'adapter à vos directives sont essentiels. Pour les professionnels de santé, la certification HDS (Hébergement de Données de Santé) et le respect du RGPD sont également des points cruciaux.
Intégrer le télésecrétariat dans votre organisation
L'adoption d'un service de télésecrétariat ne se limite pas à la signature d'un contrat. Pour tirer pleinement parti de cette externalisation, il est nécessaire de prévoir une phase d'intégration et de suivi qui permettra d'ajuster le service à vos besoins spécifiques.
Former votre équipe à collaborer avec les télésecrétaires
La mise en place d'un service de télésecrétariat implique généralement une période d'adaptation pour votre équipe. Il est important de définir clairement les processus de communication entre vos collaborateurs et les télésecrétaires. Comment les messages seront-ils transmis ? Quelles informations peuvent être communiquées directement aux clients ? Comment les cas urgents seront-ils gérés ?
Une formation initiale de votre équipe peut faciliter cette transition. Certains prestataires comme MLG proposent l'importation des données de votre agenda actuel pour un coût de 51€, facilitant ainsi l'intégration du service à votre fonctionnement existant. La synchronisation avec des outils comme Google Agenda ou les systèmes CalDAV peut également fluidifier la collaboration quotidienne.
Suivre et ajuster le service selon vos retours d'expérience
Une fois le service mis en place, il est essentiel de suivre régulièrement sa performance et de recueillir les retours de vos clients et collaborateurs. La plupart des prestataires de qualité proposent des rapports d'activité qui vous permettent d'analyser le volume d'appels, les plages horaires les plus chargées, ou encore les types de demandes les plus fréquentes.
N'hésitez pas à ajuster les directives données aux télésecrétaires en fonction de ces retours. La flexibilité est l'un des avantages majeurs du télésecrétariat. Vous pouvez par exemple modifier les plages horaires couvertes, ajouter des services comme les rappels par SMS (0,16€ chez MLG) ou la réservation en ligne 24h/24 et 7j/7 (10€ mensuels). Certains prestataires offrent même une période d'essai gratuite, comme MLG qui propose les 100 premiers appels sans frais.
Le choix d'un service de télésecrétariat représente un investissement stratégique pour votre entreprise. En prenant le temps d'analyser vos besoins, de comparer les différentes offres et d'intégrer progressivement ce service dans votre organisation, vous optimiserez votre relation client et gagnerez en efficacité. La clé du succès réside dans une communication claire avec votre prestataire et une évaluation régulière du service pour l'adapter à l'évolution de votre activité.
